Giảm chi phí CNTT của doanh nghiệp thế nào?

Lãnh đạo doanh nghiệp luôn cần thực hiện trách nhiệm tài chính, đồng thời đáp ứng các nhu cầu cần thiết, trong đó có phần quan trọng là CNTT để tăng cường quá trình chuyển đổi số hiện nay. Nhưng với tình hình kinh doanh không thuận lợi, tiềm tàng rủi ro trước những biến động trong và ngoài nước, lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá lại tình hình tài chính dành cho CNTT.

Theo đánh giá từ Gartner, một số tổ chức đã đổi mới, chuyển đổi nhanh đến mức không có thời gian để giải quyết các cơ cấu chi phí cũ đang bắt đầu cản trở. Kết quả là các khoản nợ công nghệ tăng nhanh và cướp đi ngân sách cũng như khả năng đổi mới của doanh nghiệp. Do vậy, điều này có nghĩa là phải xem xét kỹ lưỡng chi phí và đảm bảo chi tiêu của họ tập trung vào tương lai chứ không chỉ duy trì quá khứ.

Nhu cầu định hướng lại ngân sách CNTT cho cơ hội trong tương lai là một lý do chính khiến các lãnh đạo xem xét danh mục CNTT. Nhưng nó không phải là duy nhất. Sự bất ổn về kinh tế, cạnh tranh gia tăng, mối lo ngại về tính bền vững, kỳ vọng của cổ đông và thách thức pháp lý cũng là những vấn đề được quan tâm hàng đầu.

Sau đây là một số hành động mà lãnh đạo có thể thực hiện ngay bây giờ để đảm bảo nguồn vốn cho tương lai.

Kiểm tra các chi phí đám mây

Công nghệ luôn có khả năng mở rộng cao kết hợp với việc sử dụng ngày càng tăng dẫn đến chi tiêu vượt mức, trong đó có chi phí cho điện toán đám mây.

Có một số chi tiêu trên đám mây khi phương pháp quản trị chưa hoàn thiện đã dẫn đến mức tiêu thụ vượt mức có thể giảm bớt khi áp dụng phương pháp tiếp cận kiến trúc đám mây toàn diện.

Lãnh đạo CNTT cần đặt một số câu hỏi khó về chi phí đám mây của mình, bao gồm cả liệu đám mây trong quá khứ có phù hợp hay không bởi ngày càng có nhiều lựa chọn khác, bao gồm chi phí lưu trữ tại chỗ ngày càng rẻ hơn và mang lại giá trị lớn hơn.

Soát lại danh mục các dự án đầu tư

Quản lý nhu cầu là điều cần thiết để tối ưu hóa chi phí CNTT lâu dài. Đảm bảo tất cả chi tiêu CNTT gắn trực tiếp với nhu cầu kinh doanh đóng vai trò then chốt.

CIO cũng phải định kỳ xem xét các dự án đang triển khai để sắp xếp lại chúng dựa trên ROI dự đoán và tính khả thi. Việc đánh giá xem dự án có cho phép công ty tăng doanh thu hay thay thế một hệ thống cũ giúp tiết kiệm chi phí theo thời gian hay không là một công việc cần thiết để loại bỏ các dự án không hoạt động. Lãnh đạo cũng cần tính đến khả năng thực hiện thành công. Số tiền chi tiêu hợp lý chỉ được tính khi dự án có thể được thực hiện hoàn thành.

Lập ngân sách dựa trên số không có thể là một cách tiếp cận tốt để chi tiêu tùy ý. Mặc dù việc chứng minh chi tiêu cho công nghệ có thể khó, nhưng lãnh đạo CNTT có thể khám phá điều gì thực sự quan trọng bằng cách điều tra chi tiêu tùy ý của họ trong chu kỳ lập ngân sách và lập kế hoạch để chỉ bao gồm các lĩnh vực tạo ra giá trị đột phá.

Cân nhắc kỹ các quyết định tìm nguồn cung ứng

Việc xem lại các thỏa thuận với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba khác luôn là điều đáng giá, thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất của CNTT.

Các nhà thầu và nhà cung cấp phải được đối xử như bảo hiểm ô tô. Khi đến thời điểm gia hạn, hãy nhớ xem xét kỹ lưỡng và tìm hiểu kỹ. Theo một phân tích, việc này giúp doanh nghiệp có cơ hội tiết kiệm từ 6% đến 30%.

Nhiều lãnh đạo có thể thấy rằng một số công việc có thể được thuê ngoài với giá rẻ hơn. Gia công phần mềm luôn đắt và kém linh hoạt hơn nhiều trừ khi doanh nghiệp dự đoán được triển vọng trong tương lai. Tuy nhiên, cách tốt nhất để giảm chi phí về lâu dài là trau dồi kỹ năng và kinh nghiệm nội bộ.

Tìm nguồn cung ứng linh hoạt

Ngay cả quá trình tìm nguồn cung ứng và đưa ra quyết định mua sắm cũng có thể khiến các tổ chức phải trả giá đắt hơn mức họ mong đợi. Một số lãnh đạo CNTT tiến bộ đang áp dụng cách tiếp cận linh hoạt để tìm nguồn cung ứng, chia quy trình thành các phần lặp đi lặp lại ngắn hơn để giảm thiểu chi phí vượt mức, sự chậm trễ và kết quả không phù hợp.

Ngoài ra, việc thu hút các bên liên quan về tài chính và mua sắm sớm hơn có thể giúp hợp lý hóa quá trình ra quyết định. Điều này cũng giúp thu thập các ý tưởng chéo để làm cho quá trình lựa chọn công nghệ hiệu quả hơn về mặt đàm phán, các phương pháp thực hành tốt nhất trên thị trường và những chức năng khác đang thực hiện trong tổ chức.

Đổ rác công nghệ

Bây giờ là lúc các CIO giải quyết các khoản nợ công nghệ của họ để giảm chi phí và đầu tư vào những cách mới để tạo ra giá trị.

Hỗ trợ mở rộng là một cách tốn kém để chi trả cho mức độ dịch vụ và bảo mật thấp hơn. Doanh nghiệp chỉ có thể chi tiêu ít hơn một cách an toàn nếu giảm cơ sở chi phí bằng cách tái cơ cấu nó. Điều đó có nghĩa là phải vứt rác, loại bỏ những công nghệ đã quá hạn sử dụng và thay thế chúng trước khi chúng không còn an toàn, bảo mật và phù hợp với mục đích nữa, nhất là những công nghệ đã được đưa ra từ nhiều thập kỷ trước.

Kiểm toán tất cả các hợp đồng

Nhiều doanh nghiệp hầu như luôn trả nhiều hơn mức thực sự cần về phần cứng, phần mềm và mạng. Việc kiểm tra định kỳ chi tiêu CNTT có thể phát hiện ra những chi phí tiềm ẩn mà có thể bạn không biết, từ giấy phép phần mềm không sử dụng đến các dịch vụ dư thừa. Những khoản chi tiêu “nhỏ” này có thể cộng lại thành một khoản đáng kể.

Chi tiêu cho mạng là một trong những lĩnh vực bội chi phổ biến nhất khi các công ty tiếp tục trả tiền cho các mạch không còn được sử dụng.

Lỗi thanh toán, cung cấp quá nhiều giấy phép và thay đổi năng lực là những vấn đề khác cần chú ý. Thông thường, chi phí CNTT gần như trở thành một khoản chi thường xuyên và ít bị xem xét kỹ hơn theo thời gian. Do vậy, lãnh đạo CNTT phải có tư duy cởi mở và cái nhìn mới về mọi lĩnh vực của doanh nghiệp.

Hợp lý hóa các ứng dụng

Khi nói đến phần mềm, không chỉ giấy phép hoặc chỗ ngồi cần được hợp lý hóa mà còn cả bản thân các ứng dụng. Theo khảo sát một với các chuyên gia CNTT, các doanh nghiệp đã chứng kiến số lượng ứng dụng họ sử dụng tăng 71% trong năm qua. Thực tế, các nhóm CNTT không thể hoạt động lâu hơn nếu không ngừng cắt giảm những gì không mang lại hiệu quả.

Do vậy, CIO phải thường xuyên đánh giá hệ thống phần mềm của doanh nghiệp, xem xét khả năng tích hợp, bảo mật và cách sử dụng chúng.

Thu được nhiều giá trị hơn từ công nghệ hiện có

Lãnh đạo cần hiểu và đầu tư vào các hệ thống doanh nghiệp cốt lõi với mục tiêu là tránh mua các hệ thống chồng chéo hoặc cạnh tranh để duy trì tính hiệu quả.

Điều quan trọng nữa là phải huấn luyện nhân viên hiểu về các công cụ có sẵn và cung cấp chương trình đào tạo về toàn bộ khả năng của họ bởi hầu hết người dùng chỉ biết đến một phần công nghệ mà họ có thể sử dụng và không quan tâm nhiều đến những những tính năng khác.

Tự động hóa CNTT

Có nhiều cơ hội để tự động hóa các khía cạnh trong khối lượng công việc của CNTT hơn bao giờ hết.

Việc nghiên cứu và triển khai tự động hóa quy trình CNTT có thể giúp giảm chi phí lao động và cải thiện hiệu quả. Các tác vụ tự động thường gặp bao gồm giám sát hệ thống, quản lý bản vá và sao lưu.

Giữ quan điểm cắt giảm chi phí

Dù lãnh đạo CNTT thực hiện những bước nào để xem xét lại chi phí, họ đều phải duy trì tầm nhìn dài hạn.

Việc đưa ra các quyết định trong thời gian ngắn có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro sau này, việc khắc phục có thể tốn kém và tốn nhiều công sức hơn. Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ tìm thấy sự cân bằng cần thiết giữa thận trọng và định vị tổ chức CNTT để phát triển và nâng cao hoạt động kinh doanh.

Lãnh đạo CNTT thông minh cũng sẽ hiểu rằng việc tối ưu hóa ngân sách CNTT trong khi tiếp tục hỗ trợ và tạo điều kiện cho tăng trưởng kinh doanh dựa trên công nghệ đòi hỏi nhiều hơn là chỉ thận trọng về tài chính. CNTT không thể được coi là một trung tâm chi phí. Vì vậy, lãnh đạo CNTT cần liên tục tạo ra các giải pháp kinh doanh cho công nghệ.

Thách thức ở đây không phải là quản lý chi phí mà là nhận ra giá trị từ chi phí.