Chuyển đổi số: 4 cách tăng hiệu quả

Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, quá trình chuyển đổi số có thể là một bài tập đặc biệt khó. Mọi tổ chức đều phải duy trì tính cạnh tranh, nhưng nỗ lực chuyển đổi số luôn đi kèm với chi phí và nhu cầu tài nguyên mới có thể khó đáp ứng khi mỗi đồng vốn đều có giá trị.

Bất chấp những khoản đầu tư không nhỏ ban đầu, tổn thất tài chính do không ưu tiên số hóa có thể tốn kém hơn nhiều trong môi trường kinh doanh ngày nay. Vì vậy, câu hỏi đặt ra là “Làm thế nào doanh nghiệp có thể tiếp tục theo đuổi công cuộc chuyển đổi số tạo ra giá trị để duy trì tính cạnh tranh trong khi sử dụng đồng vốn của mình một cách thông minh?

Từ góc độ của những người đã trải qua thành công, thất bại với những bài học đáng giá, họ đã đúc kết những kinh nghiệm giúp cho các dự án chuyển đổi số của bạn hiệu quả hơn.

1. Sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo cao nhất

Một trong những nguyên nhân hàng đầu của nỗ lực chuyển đổi số dưới mức trung bình là thiếu sự ủng hộ từ lãnh đạo cấp cao nhất trong toàn tổ chức.

Rất ít công nghệ quan trọng nằm trong một bộ phận duy nhất. Tuy nhiên, thông thường một bộ phận đơn lẻ đưa ra quyết định mua phần mềm mà không xem xét những thay đổi sẽ tác động như thế nào đến công việc của các bộ phận khác. Điều này có thể tạo ra xích mích giữa các nhóm, và nếu không có lãnh đạo đồng hành, xích mích có thể nhanh chóng biến thành xung đột.

Nếu lãnh đạo thúc đẩy sự liên kết từ trước, tổ chức có thể tự tin tiến lên phía trước và đảm bảo việc triển khai phần mềm mới diễn ra suôn sẻ.

2. Biết thành công sẽ như thế nào và cách đo lường nó

Một chìa khóa khác để đạt được hiệu quả trong hành trình chuyển đổi số là hiểu rõ thành công sẽ là như thế nào và cách bạn sẽ đo lường thành công đó.

Nếu bạn không có chỉ số hiệu năng (KPI - key performance indicator) được nhắm vào mục tiêu để đo lường, việc duy trì động lực sau khi triển khai một giải pháp mới có thể là một thách thức lớn. Các dự án chuyển đổi số bị đình trệ sẽ ngốn ngân sách CNTT và chỉ để lại giá trị trên giấy.

Ngược lại, khi dữ liệu cho thấy những cải thiện về tốc độ kinh doanh, doanh thu, tuân thủ quy trình… là cách tuyệt vời để khiến mọi người hào hứng và gắn bó với các khả năng của công nghệ mới, thúc đẩy việc áp dụng và khuyến khích thay đổi hơn nữa.

Ví dụ: hợp đồng là một phần không thể thiếu đối với quá trình chuyển đổi số trong toàn doanh nghiệp vì chúng liên quan đến các quy trình kinh doanh quan trọng và chi phối mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp. Những khó khăn xung quanh việc quản lý hợp đồng theo cách thủ công đã được hiểu tương đối rõ: thời gian xem xét chậm, tài liệu khó tìm, trách nhiệm bị bỏ lỡ… Nhưng đối với tổ chức đang tìm cách chuyển đổi hợp đồng kỹ thuật số, giá trị thực sự được mở ra khi KPI tập trung vào doanh thu, rủi ro, và sự tuân thủ.

3. Đừng né tránh công nghệ mới

Khi hiệu quả là mục tiêu, có thể sẽ rất hấp dẫn khi dựa vào những công nghệ đã được thiết lập tốt và được chứng minh. Nhưng giờ đây, tư duy đó không đánh giá đúng giá trị của công nghệ mới nổi. Tiếng vang lớn do ChatGPT tạo ra nhấn mạnh cách trí tuệ nhân tạo (AI) có thể thay đổi căn bản cách chúng ta làm việc.

Cái gọi là “thuế áp dụng sớm” đang nhanh chóng được thay thế bằng “thuế áp dụng muộn” và tổ chức sử dụng an toàn với các giải pháp lỗi thời sẽ phải trả thêm tiền vì:

- sẽ phải chịu chi phí cơ hội bằng cách bỏ qua những lợi ích của công nghệ mới.

- sẽ phải chịu chi phí trực tiếp bằng cách đầu tư vào công nghệ sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời và cần được thay thế khi họ không thể theo kịp đối thủ đã áp dụng cách tiếp cận chuyển đổi số trong tương lai.

4. Hãy chọn lọc

Doanh nghiệp cần phải lựa chọn kỹ những dự án chuyển đổi số mà họ thực hiện. Chuyển đổi số không chỉ là triển khai phần mềm, mà hơn thế - là thay đổi tư duy của tổ chức xung quanh cách thức thực hiện công việc.

Quản lý thay đổi cần có thời gian và nếu nhân viên bị choáng ngợp bởi vô số hệ thống và quy trình mới, thì giá trị của những hệ thống và quy trình đó sẽ không được nhận ra.

Tập trung vào các dự án chuyển đổi số mà nó thực sự tạo ra doanh thu, tiết kiệm và hạn chế bỏ rủi ro. Một nguyên tắc nhỏ là xem doanh nghiệp bạn có thể hoạt động hay không nếu thiếu một quy trình kinh doanh nào đó, số hóa hay không. Đó là nơi mà quá trình chuyển đổi sẽ tác động, và là nơi nên đặt trọng tâm kỹ thuật số.

Chuyển đổi số là không thể quay đầu lại và doanh nghiệp không thể mất vị thế trong những tháng tới do lo ngại về sự bất ổn kinh tế. Trong thời kỳ suy thoái, công nghệ thực sự mang tính chuyển đổi thường tăng tốc và chiếm ưu thế. Mô hình này sẽ lặp lại vào năm 2023 và bằng cách tập trung vào hiệu quả cũng như sử dụng đồng vốn một cách thông minh.