Chuyển đổi số - Những điều cần biết

Chuyển đổi số là cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến tập đoàn. Thông điệp này được thể hiện rõ ràng từ nhiều nguồn thông tin liên quan đến cách doanh nghiệp có thể duy trì tính cạnh tranh và phù hợp khi thế giới ngày càng trở nên kỹ thuật số.

Điều không rõ ràng đối với nhiều lãnh đạo doanh nghiệp là chuyển đổi số có nghĩa là gì. Các bước cụ thể cần thực hiện là gì? Có cần tạo ra công việc mới để giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hay thuê dịch vụ tư vấn? Những phần nào trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp cần thay đổi? Và nó thật sự đáng giá thế sao?

Bài viết này nhằm mục đích trả lời một số câu hỏi phổ biến xung quanh chuyển đổi số và làm rõ ràng các khái niệm, cụ thể cho lãnh đạo CNTT, bao gồm những bài học kinh nghiệm từ đồng nghiệp và chuyên gia chuyển đổi số. Bởi công nghệ là yếu tố then chốt trong việc đưa doanh nghiệp phát triển theo thị trường và gia tăng giá trị cho khách hàng, CIO đóng một vai trò quan trọng trong chuyển đổi số.

Cũng cần lưu ý rằng các tổ chức ngày nay đang ở những điểm khác nhau trong quá trình chuyển đổi số. Nếu cảm thấy bế tắc trong chuyển đổi số, bạn không đơn độc. Một trong những câu hỏi khó nhất trong quá trình chuyển đổi số là làm thế nào để vượt qua những khó khăn ban đầu, từ tầm nhìn đến khả năng thực thi.

Đại dịch COVID-19 đã mang lại sự cấp bách mới trong việc đáp ứng các mục tiêu chuyển đổi số, buộc nhiều tổ chức phải tăng tốc quá trình chuyển đổi.

Tuy nhiên, lãnh đạo CNTT tiếp tục phải đối mặt với những thách thức bao gồm ngân sách, nhân lực và thay đổi văn hóa. Hãy tìm lời khuyên từ các đồng nghiệp và chuyên gia chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là gì?

Khái niệm chuyển đổi số có vẻ khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp nên khó xác định một định nghĩa áp dụng cho tất cả. Tuy nhiên, theo thuật ngữ chung, có thể định nghĩa “chuyển đổi số là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, dẫn đến những thay đổi cơ bản đối với cách doanh nghiệp hoạt động và cách họ cung cấp giá trị cho khách hàng”. Ngoài ra, đó còn là sự thay đổi văn hóa, đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục thách thức hiện trạng, thử nghiệm thường xuyên và chấp nhận thất bại. Điều này đôi khi có nghĩa là phải bỏ qua các quy trình kinh doanh truyền thống mà các doanh nghiệp đã xây dựng lâu nay.

Lý do chuyển đổi số của doanh nghiệp có thể hiểu một cách dơn giản là cải thiện trải nghiệm của khách hàng, giảm thiểu xung đột, tăng năng suất hoặc nâng cao lợi nhuận.

Tại sao chuyển đổi số lại quan trọng?

Một doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số vì một số lý do. Nhưng cho đến nay, lý do rất có thể là họ phải làm, đó là vấn đề sống còn. Trong bối cảnh của đại dịch, khả năng của một tổ chức thích ứng nhanh chóng với sự gián đoạn chuỗi cung ứng, thời gian đối với áp lực thị trường và sự thay đổi nhanh chóng kỳ vọng của khách hàng đã trở nên rất quan trọng.

Các lãnh đạo CNTT đã đồng ý rằng hành vi của người tiêu dùng đã nhanh chóng thay đổi theo nhiều cách kể từ khi bắt đầu đại dịch. Các hệ thống tự động được tối ưu hóa trong nhiều lĩnh vực như quản lý chuỗi cung ứng đã bị phá vỡ như thế nào khi đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng về cả cung và cầu, một thực tế mà hầu như tất cả các tổ chức phải đối mặt trong đại dịch .

Còn sớm để dự báo những thay đổi hành vi của người tiêu dùng trong dài hạn sẽ như thế nào. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy kỹ thuật số đã và đang tăng tốc ở tất cả các danh mục hàng hóa, dịch vụ mua sắm. Các giao dịch không dùng tiền mặt cũng đang tăng lên đáng kể.

Đối với các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là thử nghiệm nhanh không còn là tùy chọn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng đã trở thành một mục tiêu quan trọng, và do đó là một phần quan trọng của chuyển đổi số. Đây là yếu tố phân biệt quan trọng nhất đối với cách một doanh nghiệp sẽ hoạt động như thế nào.

Đại dịch Covid-19 đã thay đổi chuyển đổi số như thế nào?

Khủng hoảng COVID nhanh chóng định hình lại cả “cái gì” và “cách thức” trong quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp, các chuyên gia ghi nhận.

Ngày nay, với những doanh nghiệp có một phần lớn lực lượng lao động làm việc từ xa, trải nghiệm của nhân viên về công nghệ số đã chuyển từ “có thì tốt” thành “cách duy nhất để hoàn thành công việc”.

Một số lĩnh vực khác trong nỗ lực chuyển đổi số mà COVID-19 đã đẩy cao hơn trong kế hoạch triển khai của CIO, như:

- Mở rộng phạm vi hỗ trợ khách hàng thông qua các công cụ bao gồm chatbot, là ứng dụng kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) để tương tác với khách hàng.

- Các công cụ tự động hóa

- Loại bỏ triệt để các hệ thống dư thừa hoặc xung đột

Khuôn khổ của chuyển đổi số như thế nào?

Mặc dù chuyển đổi số sẽ rất khác nhau phụ thuộc vào trở ngại và nhu cầu cụ thể của mỗi doanh nghệp, nhưng có một số điểm chung mà tất cả lãnh đạo doanh nghiệp và công nghệ nên xem xét khi bắt tay vào triển khai.

Ví dụ, các yếu tố chuyển đổi số thường bao gồm:

- Trải nghiệm khách hàng

- Linh động trong vận hành

- Văn hóa doanh nghiệp và phong cách lãnh đạo

- Lực lượng lao động

- Mức độ tích hợp công nghệ số

Mặc dù mỗi hướng dẫn có các khuyến nghị riêng và các bước hoặc cân nhắc khác nhau, lãnh đạo vẫn nên tìm kiếm các chủ đề được chia sẻ khi phát triển chiến lược chuyển đổi số của mình.

Vai trò của văn hóa trong chuyển đổi số là gì?

Trong những năm gần đây, vai trò của CNTT đã thay đổi về cơ bản. Lãnh đạo doanh nghiệp (CEO) ngày càng muốn các CIO giúp tạo ra doanh thu cho tổ chức.

Thay vì tập trung vào tiết kiệm chi phí, CNTT đã trở thành động lực chính của sự đổi mới kinh doanh. Để đạt được sự thay đổi này, doanh nghiệp đã phải đánh giá lại về vai trò và tác động của CNTT đối với trải nghiệm hàng ngày của mọi người trong tổ chức.

Đã có sự thay đổi suy nghĩ khi bạn đưa CNTT vào vận hành trong tổ chức. Từ quan điểm “Hãy chạy các giải pháp đóng gói có sẵn” đến “Hãy sử dụng CNTT để tạo ra những khả năng mới chưa từng có trước đây”. Nếu nhìn vào phần lớn các công ty khởi nghiệp sẽ thấy rõ điều này. Họ không bắt đầu với các gói phần mềm đắt tiền mà cố gắng tạo cái gì đó khác đi.

Mặc dù CNTT sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chiến lược chuyển đổi số, nhưng việc triển khai và thích ứng với những thay đổi đi kèm với chuyển đổi số thuộc về tất cả mọi người. Vì lý do này, chuyển đổi số là một vấn đề của con người.

Sáng kiến chuyển đổi số thường định hình lại các nhóm làm việc, chức danh và quy trình kinh doanh. Điều này có thể sẽ khiến nhân viên lo ngại vì lo sợ giá trị và công việc của họ đang gặp rủi ro. Vì vậy, “kỹ năng mềm” trong lãnh đạo là rất cần thiết và đang có nhu cầu rất lớn.

Các chuyên gia cho rằng sự chuyển đổi phải bắt đầu bằng sự đồng cảm. Khi có sự đồng cảm, lãnh đạo sẽ xây dựng được lòng tin. Nếu không có tổ chức hỗ trợ và đồng hành với nỗ lực chuyển đổi thì không thể thành công.

Điều gì thúc đẩy chuyển đổi số?

Tất nhiên, yếu tố quan trọng dẫn tới chuyển đổi số là công nghệ. Nhưng thông thường, nó nghiêng về việc loại bỏ các quy trình lỗi thời và công nghệ kế thừa hơn là việc áp dụng công nghệ mới. Nó cũng là để tạo điều kiện cho sự đổi mới.

Ví dụ, trong lĩnh vực CNTT của chính phủ, nhiều cơ quan chính phủ đang nhận ra tiềm năng đầy đủ của mô hình đám mây, ngoài việc cắt giảm chi phí vì lợi thế chiến lược. Các chuyên gia gần đây đã công bố 9 xu hướng công nghệ đang làm thay đổi chính phủ. Đặc biệt, đám mây như một động lực đổi mới, là chìa khóa để thúc đẩy tương lai của công nghệ trong chính phủ. Các công nghệ mới đều được xây dựng bằng cách sử dụng kiến trúc và phương pháp tiếp cận đám mây.

Hiện nay, công nghệ kế thừa trong CNTT vẫn là rào cản cho sự thành công của doanh nghiệp trong chiến lược chuyển đổi số. Công nghệ kế thừa có thể trở thành một rào cản tốn kém cho sự chuyển đổi. Ví dụ, đang chi 70 đến 80% ngân sách CNTT để vận hành và duy trì các hệ thống cũ sẽ không còn nhiều để nắm bắt cơ hội mới và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

Nếu doanh nghiệp muốn phát triển với tốc độ nhanh của kỹ thuật số ngày nay, họ phải tăng hiệu quả với công nghệ bất cứ khi nào có thể. Đối với nhiều người, điều đó có nghĩa là áp dụng các nguyên tắc linh hoạt trong toàn doanh nghiệp. Công nghệ tự động hóa cũng giúp nhiều doanh nghiệp đạt được tốc độ và giảm nợ kỹ thuật (technical debt).

Xu hướng chính trong chuyển đổi số hiện nay là gì?

Quá trình chuyển đổi kỹ thuật số diễn ra cấp bách mới trong thời kỳ đại dịch. Một số doanh nghiệp đã đạt được tốc độ thay đổi ngoài sức tưởng tượng. Ngày nay, các CEO coi chuyển đổi số là chìa khóa dẫn đến thành công trong tương lai, bởi khi đã vượt qua những biến động do đại dịch gây ra, số hóa đã trở thành một phần không thể thiếu đối với phản ứng và kế hoạch trong tương lai của doanh nghiệp.

Đại dịch đã dạy cho các doanh nghiệp chuẩn bị cho những thay đổi lớn của thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng. Doanh nghiệp có tư duy tiến bộ sẽ tập trung vào khả năng xoay chuyển và đối phó hiệu quả với sự thay đổi với mức tối thiểu hoặc không ảnh hưởng đến người tiêu dùng bên trong và bên ngoài.

Dưới đây là tám xu hướng chuyển đổi số chính mà các lãnh đạo doanh nghiệp và CNTT quan tâm trong năm nay:

- Tập trung vào khả năng phục hồi và tính bền vững

- Nhấn mạnh vào việc sử dụng đám mây để cho phép đổi mới

- Tự động hóa các quy trình kinh doanh được thúc đẩy bởi trí tuệ nhân tạo AI

- Tiếp tục chấp nhận làm việc từ xa

- Tăng cường quản lý dữ liệu trong toàn bộ vòng đời của nó

- Bảo mật như một mệnh lệnh kinh doanh

- Ưu tiên đạo đức và quản trị AI

- Tăng cường sử dụng công nghệ máy học đang phát triển

Làm cách nào để đo lường ROI khi chuyển đổi số?

Để chứng minh sự thành công của chuyển đổi số, nhà lãnh đạo cần định lượng lợi tức đầu tư. Điều này nói dễ hơn làm với các dự án vượt qua ranh giới chức năng và kinh doanh, thay đổi cách doanh nghiệp tiếp cận thị trường và thường định hình lại về cơ bản các tương tác với khách hàng và nhân viên.

Một dự án như cải tiến ứng dụng di động có thể thu được lợi nhuận ngắn hạn nhưng các dự án khác đang theo đuổi giá trị kinh doanh lâu dài hơn.

Hơn nữa, chuyển đổi số đang diễn ra và phát triển có thể khiến các phép tính giá trị kinh doanh truyền thống và các phương pháp quản trị tài chính kém hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, việc định lượng thành công là rất quan trọng để tiếp tục đầu tư. Chỉ triển khai công nghệ thôi là chưa đủ. Công nghệ này cần phải gắn liền với việc theo dõi các chỉ số hoạt động chính về thông tin chi tiết của khách hàng và hiệu quả của quy trình kinh doanh.

Trước tiên, hãy hỏi xem bạn có chấp nhận đủ rủi ro hay không.

Khi xác định mức độ hoạt động của các khoản đầu tư chuyển đổi số, tốt nhất nên xem danh mục đầu tư chứ không phải xem cấp dự án. Cũng giống như một nhà quản lý quỹ tương hỗ hoặc công ty đầu tư mạo hiểm sẽ xem xét hiệu suất tổng thể để xác định mọi thứ đang diễn ra tốt như thế nào, nhà lãnh đạo chuyển đổi số phải có cái nhìn tổng thể về nỗ lực thay đổi kỹ thuật số.

Điều này đặc biệt quan trọng để hoạt động kém hiệu quả của một dự án cụ thể không phản ánh tiêu cực đến những nỗ lực tổng thể của CNTT. Nó cũng xây dựng khả năng chấp nhận những rủi ro cần thiết phải thực hiện để đạt được chuyển đổi số thực sự.

Tiếp theo, hãy xem xét các phương pháp hay nhất về chỉ số chuyển đổi số:

- Đặt trước các chỉ số ban đầu.

- Phát triển các số liệu vi mô cho các thử nghiệm nhanh: Mục tiêu là tìm hiểu và điều chỉnh.

- Tổng hợp kết quả kinh doanh: Xem xét tác động chiến lược (ví dụ: tăng trưởng doanh thu, giá trị lâu dài của khách hàng, thời gian tiếp cận thị trường), tác động vận hành (ví dụ: cải tiến năng suất, quy mô, hiệu quả hoạt động) và tác động chi phí.

Làm cách nào để bắt đầu chuyển đổi số?

Nếu tất cả những điều này khiến bạn cảm thấy tồi tệ ở phía sau, đừng sợ. Một trong những quan niệm sai lầm lớn nhất của lãnh đạo về chuyển đổi số là tất cả các đối thủ cạnh tranh của họ đều dẫn trước cuộc chơi nhiều hơn họ.

Khi doanh nghiệp xây dựng chiến lược chuyển đổi số của riêng mình, có nhiều điều cần học hỏi từ các đồng nghiệp lãnh đạo CNTT. Tìm kiếm các bộ sưu tập bài báo và nghiên cứu điển hình về chuyển đổi số ở nhiều nguồn khác nhau để khám phá thêm.