Xu hướng tự động hóa sẽ là tự động hóa thông minh

Tự động hóa tại nơi làm việc không có gì mới, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng trong nhiều thế kỷ. Trong những thập kỷ gần đây, nhiều doanh nghiệp đã đi theo xu hướng sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA - robotic process automation) như một cách để hợp lý hóa hoạt động, giảm lỗi và tiết kiệm tiền bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kinh doanh thông thường.

Giờ đây, xu hướng đang chuyển sang sử dụng tự động hóa thông minh (IA - intelligent automation) để tự động hóa các quy trình kinh doanh chính nhằm tăng doanh thu, hoạt động hiệu quả hơn và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Hiện nay, theo tạp chí Computer World, tự động hóa thông minh là một phiên bản RPA thông minh hơn, sử dụng máy học (ML), trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ nhận thức như xử lý ngôn ngữ tự nhiên để xử lý các quy trình phức tạp hơn, hướng dẫn các quyết định kinh doanh tốt hơn và làm rõ những cơ hội mới.

Những người theo dõi ngành dự đoán rằng tự động hóa thông minh sẽ mở ra một không gian làm việc, nơi AI không chỉ giải phóng thời gian của nhân viên để làm việc sáng tạo hơn mà còn giúp họ thiết lập chiến lược và thúc đẩy đổi mới. Hầu hết các công ty chưa hoàn toàn ở đó nhưng có rất nhiều cơ hội để tự động hóa quy trình kinh doanh trong toàn tổ chức.

Các quy trình kinh doanh phù hợp để tự động hóa

Theo các chuyên gia, sau đây là một số đặc điểm giúp các quy trình kinh doanh trở thành ứng cử viên sáng giá cho tự động hóa:

- Các quy trình xử lý dữ liệu có cấu trúc, kỹ thuật số hoặc phi kỹ thuật số có các bước xác định.

- Các quy trình có mức tăng đột biến theo mùa mà lực lượng lao động thủ công không thể thực hiện được, chẳng hạn như gia hạn hợp đồng, điều chỉnh phí bảo hiểm, thanh toán yêu cầu bảo hiểm, v.v.

- Các quy trình có thỏa thuận cấp độ dịch vụ nghiêm ngặt cần quay vòng nhanh, chẳng hạn như đăng giao dịch, thực hiện đơn hàng...

Một ví dụ về tự động hóa việc quản lý hợp đồng. Nếu bạn xem xét tất cả các bước cần thiết để soạn thảo, gửi, sắp xếp lại và thực hiện hợp đồng qua email, việc sử dụng công nghệ để quản lý nội dung, điều phối phê duyệt thay đổi và tự động hóa quy trình ký kết, thì tiết kiệm thời gian và giảm sai sót sẽ rất đáng kể.

Ngoài hợp đồng, bất kỳ điều gì làm giảm tương tác thủ công để bán hàng đều là cơ hội. Ví dụ: các công ty đang cung cấp chatbot để tự động hóa khả năng trả lời các câu hỏi chính và kết nối khách hàng tiềm năng với doanh số bán hàng.

Ngoài ra, có nhiều tổ chức tự động hóa quy trình từ mua sắm đến thanh toán trong lĩnh vực tài chính và quy trình tuyển dụng đến khi nghỉ hưu đối với nguồn nhân lực. Có rất nhiều nhiệm vụ trong tổ chức ở mọi chức năng có thể được tự động hóa và câu hỏi đặt ra là: Công nghệ cần thiết để tự động hóa chúng là gì và nó có hợp lý từ góc độ hiện thực hóa giá trị không?

Tự động hóa thông minh đưa chúng ta đến đâu

Trong những năm tới, kiến trúc công việc sẽ thay đổi và theo hướng sự kiện hơn, với các quy trình kinh doanh được kiểm soát bằng tự động hóa thông minh và công việc được chia thành các nhiệm vụ riêng biệt được thực hiện thông qua tự động hóa, giao cho nhân viên hoặc thực hiện tương tác giữa trợ lý robot và công nhân.

Theo các chuyên gia, sẽ có ít nhân viên làm nhiệm vụ sử dụng các ứng dụng doanh nghiệp thường xuyên hơn; nhiệm vụ sẽ ngày càng được giao cho người lao động thông qua tự động hóa. Nhân viên sẽ dành nhiều thời gian hơn để hỗ trợ kỹ thuật bằng cách học cách phát triển bằng các công cụ lập trình đơn giản (low-code),và lập kế hoạch, chủ động xác định và giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định, sáng tạo. Nói cách khác, thực hiện công việc tri thức và/hoặc công việc sáng tạo.

Tự động hóa thông minh hứa hẹn sẽ mở ra một kỷ nguyên mới trong kinh doanh, một kỷ nguyên mà các công ty hoạt động hiệu quả hơn bao giờ hết và có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhân viên và xã hội theo những cách thức mới và mạnh mẽ.

Những cạm bẫy tự động hóa cần chú ý

Khi các tổ chức tự động hóa quy trình kinh doanh của họ, có nhiều mối nguy tiềm ẩn cần tránh.

Nguyên nhân chính là người quản lý sự bỏ qua nhân viên và đánh giá thấp họ. Mặc dù kết quả được thúc đẩy bằng cách sử dụng công nghệ, nhưng mọi quá trình tự động hóa thực sự của một quy trình nói chung đều tập trung vào con người. Việc thiếu quản lý thay đổi sẽ không may gây ra nhiều vấn đề trong dài hạn. Các tổ chức cần giữ cho nhân viên của họ phù hợp với các mục tiêu tổng thể của họ.

Bảo mật, chủ yếu là việc xác thực, cũng là một mối quan tâm lớn. Bất kỳ hoạt động tự động hóa nào, đều yêu cầu thông tin đăng nhập truy cập. Nếu các hệ thống tự động hóa và thông tin xác thực đó bị xâm phạm, thì quyền truy cập vào các hệ thống được kết nối cũng có thể bị xâm phạm.

Một cạm bẫy khác là chỉ chọn công nghệ làm công cụ tự động hóa được lựa chọn. Thông thường các tổ chức cần tìm hiểu nhiều công nghệ khác nhau, được tư vấn để đạt được kết quả tốt nhất.

Và hơn nữa, các tổ chức cũng phải có chiến lược rõ ràng để tự động hóa quy trình kinh doanh. Tự động hóa các quy trình mà không hiểu ROI có thể dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh hoặc tự động hóa được xây dựng với sự can thiệp của nhiều người dùng có thể không mang lại bất kỳ lợi ích nào.

Hãy cân nhắc kỹ, lập kế hoạch cẩn thận và lắng nghe

Mở rộng quy mô tự động hóa thông minh là một trong những thách thức lớn nhất đối với các tổ chức. Do đó, điều quan trọng là doanh nghiệp phải rõ ràng về mục đích chiến lược đằng sau sáng kiến này ngay từ đầu và đảm bảo rằng nó được nhúng vào toàn bộ hành trình hiện đại hóa của họ, từ việc áp dụng đám mây đến chuyển đổi dựa trên dữ liệu.

Tự động hóa thông minh không phải là cuộc chạy đua để trở thành người đầu tiên triển khai công nghệ mới nhất. Thành công phụ thuộc vào việc hiểu nhu cầu của mọi người, giới thiệu công nghệ mới theo cách hữu ích và ít gây gián đoạn nhất, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ năng, vai trò và nội dung công việc mới.

Nói cách khác, tập trung vào con người cũng quan trọng như tập trung vào công nghệ, Các khoản đầu tư vào tự động hóa thông minh phải là “con người là trên hết” - được thiết kế để nâng cao sức mạnh của con người và được hỗ trợ bởi các khoản đầu tư vào kỹ năng, quản lý thay đổi, kinh nghiệm, tổ chức và văn hóa.

Làm thế nào nhân viên có thể theo kịp với tự động hóa

Đối với nhân viên, thay vì từ chối, họ nên nắm lấy tự động hóa và những cơ hội mà nó tạo ra cho để cung cấp những đóng góp có giá trị cao so với việc quản lý các nhiệm vụ hành chính.

Ví dụ: đối với bảo mật, việc tận dụng tự động hóa cho phép nhân viên theo dõi mạng nhằm phát hiện kẻ tấn công có thời gian tập trung vào những mối đe dọa và sự cố có mức độ ưu tiên cao, theo kịp diễn tiến quá trình nhanh hơn.

Hầu hết các tổ chức đều cố gắng nâng cao kỹ năng và chuyển nhân viên sang vai trò mới khi công việc hiện tại của họ được tự động hóa. Họ cũng hợp nhất các trách nhiệm mới vào một vai trò hiện có, và họ có xu hướng thuê các ứng viên nội bộ cho các công việc mở. Khi được trao cơ hội học cách phát triển để tự động hóa, cải tiến quy trình… nhân viên nên nắm lấy cơ hội đó.

Nhân viên cần phải cởi mở để tìm hiểu về công nghệ mới và cách chúng có thể được tận dụng. Công nghệ thay đổi nhanh chóng và các công cụ cũng như hệ thống chúng ta sử dụng hiện nay có thể không giống với những công cụ và hệ thống trong 5 năm tới.