Chính phủ số - Những điều cần biết

Lời tòa soạn. Khái niệm cơ bản cùng với những giải đáp cho các vấn đề của Chính phủ số được trình bày trong bài viết đăng trên trang web của công ty nghiên cứu và tư vấn thị trường Gartner là rất hữu ích cho các nhà điều hành, quản lý đang trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào công cuộc chuyển đổi số hiện nay, nhất là trong các cơ quan chính phủ.

Sau đây là nội dung bài viết:

Tại sao việc đẩy mạnh quá trình chuyển đổi sang chính phủ số lại quan trọng?

Công nghệ đã trở nên quan trọng trong quá trình vận hành nền kinh tế và duy trì hoạt động của chính phủ. Tự động hóa và cung cấp dịch vụ số, bất cứ khi nào khả thi, là điều bắt buộc đối với sự bền vững của nhiều hoạt động của chính phủ. Tuy nhiên, đối với hầu hết các chính phủ, tốc độ thay đổi trong thời kỳ khủng hoảng sẽ không bền vững một khi khủng hoảng lắng xuống, do văn hóa ngại rủi ro và thiếu nguồn lực.

Các nhà lãnh đạo công nghệ cần giúp cơ quan và lãnh đạo chính trị hiểu lý do tại sao việc đẩy mạnh kỹ thuật số lại quan trọng đối với các dịch vụ của chính phủ. Một cách tiếp cận là sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các dự án kỹ thuật số đang được lên kế hoạch và triển khai dựa trên trường hợp sử dụng và giá trị của chúng. Cụ thể là một số dự án:

- Có thể cần phải dừng lại để giải phóng đầu tư và nguồn lực cho các sáng kiến khác.

- Cần tiếp tục nhưng với tốc độ chậm hơn để nhường chỗ cho những nhu cầu bức thiết hơn.

- Cần thiết để giải quyết các lỗ hổng do các giải pháp nhanh chóng được đưa ra trong đại dịch.

- Nên được mở rộng quy mô và củng cố để sử dụng lâu dài, chẳng hạn như để hỗ trợ làm việc từ xa/kết hợp, tương tác công dân số và hoạt động từ xa.

- Hỗ trợ những thay đổi cơ bản dài hạn hơn trong hành vi của công dân và doanh nghiệp, chẳng hạn như thay thế dịch vụ hiện có bằng cách tiếp cận chủ động và có tính dự đoán hơn trong các dịch vụ phục vụ con người, an ninh xã hội và thậm chí cả thuế.

Sự khác biệt giữa tối ưu hóa và chuyển đổi số trong chính phủ là gì?

Tối ưu hóa kỹ thuật số là quá trình mà các tổ chức chính phủ sử dụng dữ liệu để cải thiện hiệu quả những gì họ đang làm. Ví dụ: cơ quan thuế và doanh thu có thể nâng cao khả năng phân tích rủi ro của mình bằng các mô hình dự đoán để đánh giá khả năng thanh toán quá hạn và thực hiện các bước ưu tiên để tránh kết quả đó.

Trong khi chuyển đổi số thay đổi hình thức hoạt động của chính phủ thông qua quá trình tái tạo và sáng tạo. Ví dụ: cũng chính cơ quan thuế và doanh thu đó có thể vượt ra ngoài phạm vi tối ưu hóa kỹ thuật số bằng cách sử dụng nguồn dữ liệu khổng lồ, kiến thức về chính sách tài khóa, chuyên môn dự báo và phần mềm học sâu (deep learning). Nó có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn thuế được cung cấp bởi các trợ lý kỹ thuật số ảo với chi phí thấp. Nguồn doanh thu mới này sẽ là kết quả của quá trình chuyển đổi số.

Điều quan trọng là phải thận trọng khi bắt đầu một dự án hoặc chương trình “chuyển đổi”. Rất có thể yeu cầu và phạm vi của một dự án như vậy lại đòi hỏi phải đổi mới hoàn toàn các hoạt động của chính phủ. Tuy nhiên, khi xem xét kỹ hơn, mục tiêu thực sự của một dự án chuyển đổi có thể chỉ là tối ưu hóa các khả năng hiện có của tổ chức.

Những công nghệ chính hỗ trợ chuyển đổi số là gì?

Sau đây là một số công nghệ hỗ trợ quá chuyển đổi số, liên quan nhất là:

- Các nền tảng công nghệ chính phủ số, là một tập hợp các khả năng xuyên suốt, tích hợp, theo chiều ngang giúp điều phối các dịch vụ của chính phủ trong nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như trải nghiệm của công dân, hệ sinh thái, internet vạn vật, hệ thống và phân tích CNTT.

- Nhận dạng công dân số để hỗ trợ xác thực trực tuyến trong các tương tác với chính phủ và ngày càng tăng trên các lĩnh vực pháp lý, khắc phục những rào cản của việc nhận dạng truyền thống.

- Điện toán đám mây lai, tức là một hoặc nhiều dịch vụ đám mây công cộng và riêng tư hoạt động như các thực thể riêng biệt nhưng được tích hợp, cung cấp sự kết hợp giữa tối ưu hóa chi phí, tính linh hoạt và khả năng mở rộng của đám mây công cộng với khả năng kiểm soát và tuân thủ điển hình của đám mây riêng tư.

- Chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ chính phủ, tận dụng nhiều nguồn dữ liệu để tạo ra giá trị mới và đạt được kết quả cải thiện. Điều này đòi hỏi các cơ quan chính phủ sẵn sàng tiết lộ dữ liệu và có thể phân tích dữ liệu thông qua phương pháp tiếp cận có hệ thống và có thể mở rộng để có thể tái sử dụng dữ liệu và đổi mới dịch vụ.

- Trải nghiệm tổng thể là một cách tiếp cận chiến lược được thiết kế để cải thiện sự tham gia của công dân bằng cách cung cấp cho họ các công cụ hiện đại trên nhiều kênh và điểm tiếp xúc nhằm nâng cao trải nghiệm tổng thể, sự hòa nhập và công bằng. Việc chuyển từ sự tập trung duy nhất vào trải nghiệm của khách hàng sẽ cải thiện cơ hội mà các chính phủ có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và khả năng thực hiện sứ mệnh của họ trong tương lai.

Ai chịu trách nhiệm chuyển đổi chính phủ số?

Nhiều lãnh đạo chính phủ nghĩ rằng “kỹ thuật số” có nghĩa là thứ gì đó mang tính công nghệ và tìm đến các CIO hoặc nhà chuyên trách công nghệ để thực hiện. Nhưng trong khi những vai trò này chỉ mang lại cái nhìn sâu và chi tiết, và chúng hầu như luôn thiếu thẩm quyền thực sự để thực hiện.

Cuối cùng, với các chức danh khác nhau, chính giám đốc điều hành của tổ chức chính phủ phải chịu trách nhiệm về chiến lược và thực thi. Các thành viên trong ban lãnh đạo khác cũng đóng vai trò quan trọng trong các nỗ lực chuyển đổi số, bao gồm cả CIO và lãnh đạo các bộ phận công nghệ khác.

Khung quản trị là điều cần thiết để xác định vai trò nào chịu trách nhiệm hoặc chịu trách nhiệm giải trình về các khía cạnh khác nhau của chương trình chuyển đổi số và ai cần được tư vấn và thông báo.

Hầu hết các chính phủ đều thất bại vì quá trình chuyển đổi hoặc tối ưu hóa thực sự đòi hỏi phải thay đổi các quy trình hoạt động. Đây không phải là vấn đề CNTT mà đó là sự thiếu hiểu biết sâu sắc và tham vọng của người lãnh đạo trong chính phủ.

Tiến trình chuyển đổi số có thể được đo lường như thế nào?

No 1: Chiến lược số

Chiến lược số có phản ánh mức độ cấp thiết dự kiến, có tính đến sự sẵn sàng của cơ quan và nhằm mục đích cải thiện hoạt động chuyển đổi số của tổ chức không?

Để đo lường tiến độ về tiêu chí này, sẽ cần một công cụ tự đánh giá, chẳng hạn như Mô hình trưởng thành của chính phủ kỹ thuật số Gartner, thúc đẩy CIO hoặc các lãnh đạo khác kiểm tra chiều rộng và chiều sâu của chiến lược số cũng như mức độ phù hợp của chiến lược với nền tảng kỹ thuật số, tham vọng của tổ chức.

Đánh giá xem xét một số lĩnh vực của chiến lược và đề xuất những bước chính cần thiết để cải thiện trong từng lĩnh vực. Mục đích không phải là đạt được sự hoàn thiện tối đa, mà là đạt được sự trưởng thành đủ để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

No 2: Thực hiện chiến lược số

Để đánh giá mức độ thành công của một cơ quan trong việc thực hiện chiến lược, hãy so sánh với các cơ quan ngang hàng trong khu vực chính phủ và các nơi khác.

Các công cụ như Thẻ điểm thực thi kỹ thuật số của Gartner sử dụng các chỉ số hiệu suất chính kỹ thuật số được so sánh với các chỉ số của các đơn vị cùng ngành. Điều này tạo ra các báo cáo điểm chuẩn khách quan cho thấy điểm mạnh và điểm yếu tương đối trong các lĩnh vực thực thi kỹ thuật số khác nhau dựa trên tham vọng và so sánh hiệu suất ngang hàng

Các yếu tố quan trọng để chuyển đổi chính phủ số thành công là gì?

Bài học rút ra từ các chính phủ đã thực hiện chuyển đổi số thành công. Nhóm này luôn bao gồm các hoạt động chuyển đổi trong các chương trình của họ, thể hiện phạm vi tập trung rộng hơn và thành công hơn trong việc mở rộng quy mô kỹ thuật số trong các tổ chức của họ. Các yếu tố đó là:

- Cả chuyển đổi và tối ưu hóa bằng cách thiết kế lại các quy trình từ đầu đến cuối hiện có, tạo các dịch vụ hoặc cách thức hỗ trợ kỹ thuật số mới để mang lại giá trị và tự động hóa các phần của quy trình từ đầu đến cuối để biến đổi trải nghiệm của công dân.

- Sử dụng các chỉ số để đo lường tác động và sự trưởng thành của quá trình chuyển đổi số. Ví dụ, họ có nhiều khả năng hơn các chính phủ kém tiên tiến hơn trong việc giám sát và báo cáo về việc tuân thủ quy định, tính minh bạch và khả năng kiểm toán, tác động của nhiệm vụ, hiệu quả, an toàn và năng suất lao động.

- Áp dụng các phương pháp hiện đại, chẳng hạn như nghiên cứu người dùng, thiết kế lấy con người làm trung tâm, đồng sáng tạo..

- Triển khai các công nghệ và nền tảng phổ biến, chẳng hạn như giải pháp nhận dạng số, nền tảng tích hợp, công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).

Những thách thức trong quá trình chuyển đổi chính phủ số là gì?

Các chương trình chuyển đổi số vẫn phải đối mặt với một số thách thức đáng kể, bao gồm:

- Các tổ chức im lặng. Nhóm bảo thủ, thiếu hợp tác (silo) tồn tại trong khắp các chính phủ, phòng ban và lĩnh vực kinh doanh. Mỗi nhóm yêu cầu các loại can thiệp khác nhau, ảnh hưởng đến chiến lược, kinh phí và việc thực hiện thành công.

- Văn hóa ngại rủi ro. Chính phủ đặc biệt nhạy cảm với rủi ro. Các nhà điều hành sợ thất bại, điều này ảnh hưởng xấu đến các quan chức được bầu. Lực lượng lao động tuyến đầu tập trung vào việc cung cấp dịch vụ cũng có thể không thích thay đổi, vì họ không nhận thấy bất kỳ lợi ích nào trong việc thay đổi các phương pháp đã được chứng minh của họ.

- Kinh phí. Những thách thức về tài trợ thường là dấu hiệu của một hoặc nhiều vấn đề, chẳng hạn như chiến lược và việc ra quyết định bị bỏ ngỏ, cũng như việc coi chi phí công nghệ là chi phí hoạt động hơn là một khoản đầu tư chiến lược.

- Khoảng cách kỹ năng kỹ thuật số. Chuyên gia trong các lĩnh vực như kiến trúc doanh nghiệp, an ninh mạng, đám mây, phân tích và thiết kế trải nghiệm kỹ thuật số là rất quan trọng đối với các chương trình chuyển đổi số thành công, nhưng chính phủ thường thiếu hụt lực lượng này.

- Nguồn lực. Việc thiếu khả năng tiếp cận kịp thời với các nguồn chuyên gia về kinh doanh hoặc dự án thường là dấu hiệu trực tiếp của việc các ưu tiên bị ngưng trệ, việc ra quyết định bị bỏ ngỏ, các thách thức về văn hóa và thiếu am hiểu công nghệ ở cấp điều hành.