Chuyển đổi số

Nhiều lãnh đạo có thể cho rằng mọi người thường ngại thay đổi và chuyển sang các hệ thống quản lý mới có thể gây gián đoạn cho nhân viên. Giải pháp là tiến hành các hoạt động đào tạo, huấn luyện, và quản lý thay đổi trở thành chi phí chính của quá trình chuyển đổi, cả về thời gian lẫn tiền bạc.

Thật vậy, lãnh đạo, và nhất là CIO luôn phải đối mặt với những vấn đề tương tự khi triển khai một dự án chiến lược mà không bao giờ có đủ nhân sự, thiếu kỹ năng kinh doanh, không có tầm nhìn tổng thể và luôn có sự kháng cự với thay đổi. Sự cần thiết ở đây là khác biệt giữa một CIO, người có khả năng quản lý nỗi sợ hãi đặc biệt, và những người không thể hành động hiệu quả.

Chi phí thay đổi

Thực tế khẳng định rằng động lực chính cho các hoạt động quản lý thay đổi trong các công ty là chuyển đổi số, và một trong những thách thức chính của việc quản lý đổi mới số hiệu quả là cần phải thuyết phục lực lượng lao động về giá trị của dự án và thu hút sự tham gia tích cực.

Để đạt được mục tiêu này, nhiều công ty lớn sử dụng rộng rãi các sáng kiến khởi nghiệp của doanh nghiệp để thúc đẩy văn hóa đổi mới và tinh thần khởi nghiệp, chẳng hạn như đào tạo, kết nối với các công ty khởi nghiệp và thay đổi phong cách lãnh đạo. Điều này cũng có thể dẫn đến sự xuất hiện, phát triển hoặc xác định những người được gọi là doanh nhân nội bộ, những thành viên nội bộ công ty thể hiện khả năng hành động với tư duy khởi nghiệp đặc trưng của thế giới khởi nghiệp, đồng thời đóng vai trò là động lực và điểm tham chiếu cho các đồng nghiệp khác.

Một phát hiện khác từ một cuộc khảo sát năm 2024 là vai trò của AI thế hệ mới trong quản lý thay đổi trong các công ty. Trên thực tế, 31% các tổ chức lớn nhận ra rằng AI giúp chống lại sự phản kháng nội bộ đối với sự thay đổi bằng cách thúc đẩy xu hướng đổi mới mạnh mẽ hơn trong nhân viên.

Điều này nhấn mạnh cách thức lan tỏa và áp dụng các giải pháp AI, đặc biệt là AI thế hệ mới, thường là chất xúc tác cho con người, từ đó dẫn dắt các tổ chức xác định các công cụ phù hợp và an toàn nhất.

Chi phí thời gian học tập

Một dự án số hóa đòi hỏi phải thay đổi sản phẩm hoặc giải pháp công nghệ, nhưng đây chỉ là phần dễ thấy của quá trình chuyển đổi. Chi phí thực sự nằm ở thời gian cần thiết để dành cho quá trình chuyển đổi văn hóa.

Theo các chuyên gia, hầu hết các chi phí không phải là chi phí CNTT, bởi vì chuyển đổi số không phải là một dự án CNTT. Có chi phí thay đổi văn hóa ở những người sẽ phải áp dụng các công nghệ mới, và đó là lúc đòi hỏi nỗ lực lớn nhất của doanh nghiệp.

Điểm nhấn là chi phí thời gian học tập. Ban đầu, hầu hết mọi người thường ngại thay đổi và không hiệu quả với công nghệ mới. Vì vậy, điều quan trọng là lãnh đạo phải kiên định với quyết định chiến lược về lâu dài để đạt được hiệu quả gia tăng.

Chuyển đổi văn hóa là phần quan trọng và tốn kém nhất của chuyển đổi số, bởi vì nó cần thiết để toàn bộ công ty cùng tham gia. Lãnh đạo cần giải thích lý do đằng sau dự án, chia sẻ tầm nhìn tương lai và giải thích rằng công ty không thể tồn tại nếu không có con người.

Tránh những chi phí ẩn

Theo đánh giá của các chuyên gia, hầu hết những chi phí ẩn của quá trình chuyển đổi đều gắn liền với sự thay đổi văn hóa, chẳng hạn như đào tạo toàn diện, và một khóa học vài giờ hay một giao diện trực quan là không đủ. Nhân viên không chỉ cần học cách sử dụng một công cụ mới mà còn phải áp dụng những cách tư duy mới, bởi vì đào tạo không nên chỉ diễn ra một lần mà phải là một cam kết liên tục.

Nếu không có một phương pháp tiếp cận có cấu trúc để thay đổi, ngay cả những công cụ công nghệ tốt nhất cũng sẽ thất bại vì sự phản kháng thể hiện qua sự chậm trễ tinh vi, mặc định thụ động hoặc sự quay trở lại âm thầm với các quy trình cũ. Do đó, sự thay đổi phải được định hướng, truyền đạt và vun đắp. Bỏ qua bước này là một trong những sai lầm tốn kém nhất mà một công ty có thể mắc phải về mặt giá trị chưa được khai thác.

Các tổ chức cũng phải xây dựng một tư duy chấp nhận thử nghiệm, chấp nhận thất bại và coi trọng việc học hỏi liên tục. Điều này cũng đi kèm với những chi phí riêng và thường đòi hỏi phải từ bỏ những thói quen cố hữu và bước ra khỏi vùng an toàn.

Ngoài ra, còn có những chi phí tiềm ẩn khác cần cân nhắc, chẳng hạn như áp lực khi học một hệ thống mới và tác động đến tinh thần của nhân viên. Nếu không được quản lý bằng sự đồng cảm, chuyển đổi số có thể dẫn đến kiệt sức và bối rối, vì vậy cần có sự hỗ trợ liên tục thông qua giai đoạn hỗ trợ chuyên sâu, đặc biệt là trong thời gia đầu sau khi triển khai quy mô lớn.

Tiếp theo là chi phí tiềm ẩn của việc tái cấu trúc tổ chức và thay đổi vai trò. Các công cụ số thường làm thay đổi quy trình làm việc và do đó, thay đổi cả trách nhiệm. Một số vai trò có thể trở nên lỗi thời trong khi những vai trò khác có thể yêu cầu những kỹ năng hoàn toàn mới. Và điều này đồng nghĩa với việc phải xem xét lại sơ đồ tổ chức, cơ cấu nhóm và các chỉ số hiệu suất.

Ngoại lệ khởi nghiệp

Đối với đại đa số các CIO, chi phí chuyển đổi số chủ yếu là về mặt văn hóa, chứ không phải công nghệ. Nhưng bức tranh lại ngược lại đối với các công ty khởi nghiệp. Các công ty khởi nghiệp thường lấy số hóa làm cốt lõi và tập trung vào việc chuyển đổi số cho các doanh nghiệp khác thay vì chính họ.

Thật vậy, nợ công nghệ có thể tích tụ nhanh hơn ở các công ty khởi nghiệp so với các doanh nghiệp truyền thống, và có tác động đáng kể hơn đến tăng trưởng kinh doanh. Sự tích tụ nợ công nghệ là một rủi ro tiềm ẩn và là một trong những thách thức lớn nhất đối với một công ty khởi nghiệp.

Ngược lại, các công ty khởi nghiệp phục vụ khách hàng là các công ty truyền thống thường nhận thấy rằng chuyển đổi là một hành trình dài và phức tạp.

LTV